Cómo controlar el flujo de efectivo

Dentro de las empresas, el flujo de efectivo es uno de los estados financieros básicos. Su control es crucial para la marcha y expansión continua de cualquier negocio y, si no se administra de forma adecuada, las consecuencias podrían ser muy negativas.

Simple y sencillamente se trata de el dinero que entra en comparación al dinero que sale del negocio. Pero en términos más amplios, el flujo de caja, como también lo llaman, es de aquello de lo que depende la vitalidad y operación de nuestro negocio.

De esta forma, conocer el flujo de efectivo es esencial para saber qué podemos esperar en los próximos meses de nuestra empresa, medir expectativas de crecimiento y en su caso, dotarla de todo lo necesario para que siga en expansión.

Cómo se mide

El flujo de efectivo es un informe que muestra los resultados de una empresa tanto en sus ingresos como en los pagos, saldos y dinero que se adeuda. Dicho informe está fundamentado en información del presente y es necesario que se utilice para poder proyectar hacia el futuro.

De esta forma se puede lograr una predicción de efectivo que refleje de forma precisa y cuantitativa, los objetivos de la empresa a corto, mediano y largo plazo y si será posible alcanzarlos con la liquidez actual.

El flujo de efectivo se puede medir desde tres perspectivas principales:

  • Operativo
  • De inversión
  • De financiamiento

Entonces, en el informe en el que se presenta el estatus actual del flujo de efectivo de nuestra empresa podemos proyectar estas tres ideas: cuánto se lleva la operación diaria de la empresa, cuánto se destina a inversión y si ese flujo da el ancho para buscar opciones de financiamiento.

Además, se compone de distintos elementos importantes como las entradas de efectivo, los desembolsos, el flujo neto de efectivo, el efectivo inicial y final, el saldo mínimo de efectivo que se debe mantener intocable, financiamiento requerido (a falta de efectivo) o efectivo en exceso.

Controlar el flujo tiene una finalidad

Para poder mantenerse y eventualmente crecer, las empresas necesitan contar con un buen flujo de efectivo que permita medir la liquidez de esa organización. Cuando tienes un buen control sobre los flujos de efectivo de tu negocio, así como de sus estados financieros, es más fácil que accedas a algún tipo de financiamiento empresarial para poder crecer.

Además, para alcanzar esos objetivos puedes determinar qué impacto tiene tu flujo de efectivo. ¿Es positivo o negativo? Cuando es positivo significa que lo que recibes por ventas, cuentas por cobrar, etcétera, es más de lo que tienes que pagar en gastos o salarios.

Si tu flujo de caja es negativo, la salida de efectivo es mayor que el dinero entrante. Esta es la situación que genera más problemas para la empresa, pero ningún negocio está impedido para el éxito mientras mantenga su operación, busque más recursos o reduzca sus gastos.

De esta forma puedes controlar y usar tu flujo de efectivo

Analiza distintas opciones

Flujos de efectivo negativos de forma constante son indicadores de que una empresa podría estar a punto de la quiebra.

Por eso, para hacer de nuestro flujo uno positivo tenemos que explorar opciones adicionales como la obtención de un crédito, hacer una revisión exhaustiva de la comprobación de gastos o bien, negociar nuevas y mejores condiciones de pago con proveedores.

Otra forma de garantizar un buen flujo de efectivo sería cambiar nuestros esquemas de pago tanto a proveedores como a empleados, para que los periodos de acumulación de efectivo sean más extensos.

Además, se puede buscar deducir la mayor cantidad posible de impuestos que generalmente son una gran pérdida de flujo de efectivo.

Regístralo todo

Para garantizar un buen flujo de efectivo al interior de tu organización debes tener el control total y absoluto sobre el mismo. Muchas empresas usan software que permite mantener orden de ese control.

Recuerda que los flujos de efectivo pueden ofrecer información muy relevante de lo que pasa al interior de una empresa y que te ayudan a tener más claro el futuro. Por eso es tan importante que el departamento de finanzas y contabilidad de tu organización mantenga un registro preciso de lo que se gasta y de lo que ingresa.

Sin registros es fácil subestimar o sobreestimar nuestras oportunidades reales de crecimiento y lo que necesitas es esa dosis de realismo, no de fantasía.

¿Qué puedes hacer para incrementar tu flujo de efectivo?

Lo más importante de lograr un flujo de efectivo positivo y de crecimiento constante es planificar. Además, puedes tomar las siguientes recomendaciones prácticas para mejorar el flujo de tu organización.

Incrementar las ventas

Si necesitamos aumentar los flujos de efectivo que llegan a nuestra empresa, las ventas pueden ser una gran opción. De esta forma, la adquisición de nuevos clientes es esencial para un  negocio, pero puede ser más complicado que deleitar a la base de clientes que ya tenemos.

Vender más a los clientes que ya tenemos, y de alguna forma, venderles mas barato, puede ayudarnos a aumentar nuestros márgenes de beneficio y nuestros fliujos de efectivo. La sugerencia es vender al contado y no en cuentas por cobrar o a crédito que podrían tomar años en pagarse o simplemente no pagarse del todo.

Programas de descuentos:

En caso de que tus clientes paguen de manera anticipada por tus productos o servicios puedes ofrecerles algún tipo de descuento por hacerlo así. Si bien la práctica afecta nuestros márgenes de beneficio, puede ser una gran opción para administrar el flujo de efectivo.

¿Por qué? De esta forma se incentiva a los clientes a realizar sus pagos antes de lo que los ciclos de facturación establecen. De esta forma, cualquier negocio o empresa puede beneficiarse de un descuento aunque se debe ser precavido para que este tipo de pagos no nos dejen con déficit en los flujos de efectivo.

Toma el control del flujo

Para poder saber si tenemos todo bajo control cabe hacernos dos preguntas principales:

¿Cuál es mi saldo en efectivo en este momento?

¿Qué puedo esperar de mi saldo de este momento a los próximos seis meses?

Si no fue posible responder a ninguna de las dos preguntas entonces cabría preocuparse por el hecho de que algo estamos haciendo mal con el negocio. Antes de llegar a situaciones como esta, conviene más seguir los resultados de nuestro flujo de efectivo.

¿La administración está generando el tipo de dinero que nuestro negocio necesita? Al analizar elementos como ese hace más sencillo que confiemos en nuestras proyecciones de crecimiento.

Además, la sugerencia sería no cerrarse a pensar que un buen flujo de efectivo es sinónimo de inversión u expansión. En muchas ocasiones estos dos se pueden lograr con el pedimento de algún crédito empresarial. Es importante mantener el flujo sí, pero también aprender más formas para invertir.

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