Uno de los factores que impiden el crecimiento de las pequeñas y medianas empresas en México es la baja productividad, ya que a menudo se enfrentan a recursos limitados y la necesidad de hacer más con menos.
En este mundo digital existen numerosas herramientas que les permiten optimizar sus operaciones, ahorrar tiempo y recursos, haciéndolas más competitivas y satisfacer al cliente final sin necesidad de una gran infraestructura.
Entre los diferentes softwares empresariales que hay, los más conocidos son el sistema ERP (Enterprise Resource Planning, por sus siglas en inglés) y el CRM (Customer Relationship Management). El primero permite la organización y gestión de la productividad, mientras que el segundo ayuda a gestionar la relación con los clientes.
Sin embargo, existen muchas opciones y la elección de éstas dependerá de las necesidades específicas de cada empresa, por lo que es importante que analices cuál es la que mejor se adapta a tu actividad y a los resultados que buscas. A continuación te presentamos algunos ejemplos que te pueden ofrecer un buen punto de partida.
Organización de tareas y productividad:
Trello. Esta aplicación te ayudará a gestionar proyectos y tareas de forma versátil a través de tableros, listas y tarjetas para organizar y seguir el proyecto. Además, permite añadir comentarios, documentos adjuntos o fechas de vencimiento y se puede integrar a otras aplicaciones como Google Drive.
Monday. Con esta plataforma podrás personalizar cualquier flujo de trabajo según las necesidades de tu empresa para aumentar la productividad. Ofrece la opción de centralizar las tareas y mantener una comunicación con los integrantes del equipo de trabajo con automatizaciones y notificaciones en tiempo real.
Odoo. Este software cuenta con múltiples aplicaciones de código abierto reunidas en una única plataforma, lo cual te permitirá resolver varias necesidades, ahorrar tiempo y recursos, ya que puedes manejar ventas, inventario, informes, contabilidad, envío de facturas, web, e-commerce, e-mail marketing y muchas otras.
Almacenamiento de información y comunicación:
G Suite (Google Workspace). Esta herramienta de Google ofrece correo electrónico, almacenamiento en la nube, colaboración en documentos y calendarios compartidos, por lo que facilita la comunicación entre los miembros del equipo, así como con clientes o proveedores. Con suscripción, puedes acceder a las versiones empresariales de Google Meet, Google Drive, Chat, Hojas de cálculo y más.
Dropbox. Permite que organices y almacenes tus documentos, de manera que siempre estén disponibles desde cualquier dispositivo. Es perfecta para trabajar un mismo documento entre varios miembros o si necesitas compartir archivos instantáneamente entre dispositivos. Hay tres tipos de cuentas: la gratuita, la Pro y la empresarial, que es de pago.
OneDrive. Este servicio en la nube pertenece a Microsoft 365, y es uno de los más completos. En su versión gratuita ofrece varios GB de capacidad para almacenar documentos y otros archivos. Además, permite compartir y editar archivos con las herramientas tradicionales de Office, y da la opción de hacer un respaldo de archivos, aplicaciones y configuraciones importantes para recuperar aquellos que se hayan dañado.
Gestión de clientes:
HubSpot. Si tus ventas son a través de plataformas digitales, esta herramienta de gestión de manejo de clientes (CRM por sus siglas en ingles) te ayudará a organizarte mejor. Es ideal para pequeñas y grandes empresas, ya que cumple con dos grandes principios: potencia y simplicidad, por lo que no necesitas ser un experto para sacarle provecho. Con ella se puede mantener un seguimiento de contactos, ventas y relaciones con clientes potenciales. Ofrece una versión gratuita.
DataCRM. Este es un software que asegura estar hecho para empresas mexicanas, permitiendo automatizar acciones de ventas, tales como la creación de Landing Pages ilimitadas y gratuitas, generar cotizaciones para enviar a los clientes, así como enviar y recibir mensajes a través de WhatsApp y ofrece una app para mantener al equipo comercial en contacto.
Bitrix24. Esta opción se ha hecho popular en el mercado mexicano, ya que se diferencia por ser una plataforma para administrar prospectos y cerrar negociaciones. Permite acceder fácilmente a la información relevante de tu cliente, enviarle documentos y optimizar su perfil para delegar responsabilidades y monitorear su desempeño. Ofrece un sistema Drive de almacenamiento en la nube y un plan gratuito.
Software de contabilidad y facturación:
Holded. Esta plataforma permite integrar toda la información contable y financiera de la compañía en un mismo lugar. Incluso puedes conectarte de forma segura con tu banco para conciliar las facturas con tus movimientos bancarios, con lo que ahorras tiempo y optimizas los procesos de contabilidad para tu empresa.
Factura SAT Móvil. Ésta es la aplicación oficial del Servicio de Administración Tributaria (SAT), la cual te permite generar, enviar y consultar tus facturas de forma fácil y segura desde tu dispositivo móvil. Cuenta con lector de código QR para registrar de manera más sencilla los datos de la Cédula de Identificación Fiscal (CIF) del cliente y puedes configurar catálogos y guardar hasta 20 plantillas y listado de clientes frecuentes.
Alegra. Es un software para los emprendedores que deseen automatizar la contabilidad de su negocio. Lo puedes usar sin la necesidad de un contador, ya que tienes opciones como recordatorios de pago, facturas recurrentes, multimoneda y más. Está optimizado para México y cuenta con los servicios de un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI) para emitir comprobantes fiscales autorizados por el SAT. Al ser un sistema en la nube, lo puedes usar desde cualquier computadora, tablet o celular con conexión a internet.
Definitivamente, el uso de herramientas digitales te ayudará a hacer más eficiente el tiempo y recursos, para concentrarte en el crecimiento de tu empresa, por lo que invertir en algunas de ellas será una gran decisión.
Asimismo, es importante recordar que el mundo digital ofrece plataformas para acceder a préstamos o créditos que te ayudarán a consolidar tu negocio. Financiera Cualli es una empresa 100% mexicana dedicada a atender las necesidades de liquidez mediante préstamos con garantía de inmuebles. Tú mismo puedes simular tu crédito en línea, además de que cuentan con un proceso que permite obtener una respuesta en plazos cortos de tiempo.
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